株式会社国建システム個人情報保護方針
個人情報保護ポリシー
２００５年３月２５日制定
２００８年１２月２６日改定
２０２４年１月１８日改定
株式会社国建システム（以下、当社）は、総合的なシステム開発事業を営んでおり、個人の尊厳と権利を承認することが事業の発展、ひいては社会の発展に寄与すると認識します。
個人情報は、権利に関する基本的な構成要素であり、当社は個人情報の取得、管理、利用、開示、提供の全てについて、本人の意思がプライバシーに関する権利として尊重される事が必要であると考え、以下の基本方針に従って対応します。
- 当社は、業務で利用する個人情報について、取得に際してその利用目的を明確に定め、ご提供いただく皆様に明示し、利用目的の達成に必要な範囲の中で、取得させて頂きます。
また、取得後につきましては、取得時に特定された利用目的の範囲内にのみ利用することを確実に徹底するため、全ての当社の従業員に対し、個人情報保護教育を実施して参ります。 - 当社は、個人情報保護法をはじめ、個人情報保護に関連する日本の法令及び当社の事業領域に関連のある国が定める全ての指針・ガイドライン、条例、 JIS Q 15001、その他の規範を遵守致します。
- 当社は、取扱う個人情報に関するリスクを十分に分析及び認識し、個人情報の漏えい、滅失又はき損の防止を行います。また、これらの事態が発生するリスクを察知した際には、迅速な是正処置を講じる体制を構築・維持致します。
- 当社は、個人情報をご提供いただく皆様のご意見及び苦情については、取得時に提示する書面及び当社ホームページに苦情及び相談の窓口を明示し、迅速な対応を実現できるよう体制を構築・運用致します。
- 当社は、本方針を頂点にして策定する個人情報保護マネジメントシステムについては、ネットワーク技術動向、個人情報保護に関する社会情勢及び個人情報を取得させて頂く皆様から寄せられるご意見、苦情等の内容を十分考慮し、その水準を継続的に改善して参ります。
- 本方針は、当社の社員及び採用応募者の個人情報等、当社の事業活動に関連する全ての個人情報保護に関して適用致します。
株式会社 国建システム
代表取締役 幸地 長秀
当社は、個人情報保護方針の内容を事前に予告なく変更することがありますので、ご利用の際には本ページの最新の内容をご確認願います。
個人情報の取扱いに関する苦情及び相談の受付窓口
個人情報の取り扱いに関する苦情、開示請求、訂正・削除、オプトアウト等のお問合せにつきましては、下記受付窓口までお電話によりお申し出ください。
■当社の個人情報の取扱いに関する苦情及び相談の受付窓口
株式会社 国建システム 個人情報保護相談窓口責任者宛
〒900-0015 沖縄県那覇市久茂地1-2-20 ＯＴＶ国和プラザ8Ｆ
電話番号：098-867-7584
■当社の所属する「認定個人情報保護団体」の名称および苦情の申出先
- 認定個人情報保護団体の名称：一般財団法人日本情報経済社会推進協会
- 苦情解決の連絡先：個人情報保護団体事務局
〒106-0032 東京都港区六本木1-9-9 六本木ファーストビル12F
電話番号:03-5860-7565 (フリーダイヤル：0120-700-779)
個人情報保護法に基づく公表事項
個人情報の取り扱いについて
当社は以下に記載の通り、個人情報の適正な取得、利用、管理及び保護に努めています。
【１】個人情報の利用目的
(１)書面以外で直接個人情報を取得する場合及び間接的に個人情報を取得する場合における利用目的
当社は、お客様から直接書面に記載された個人情報を取得する場合、その都度、あらかじめ個人情報の利用目的を明示し、本人の同意を得ることを基本と致します。
また、その目的の範囲内で利用することと致します。それ以外で個人情報を直接取得する場合、または間接的に取得する場合は、次の利用目的の範囲内で取り扱わせて頂きます。
ただし、以下の(２)、(３)、(４)の場合は除きます。
なお、あらかじめ明示した利用目的の範囲を超えて、お客様の個人情報を利用する必要が生じた場合は、お客様にその旨をご連絡し、本人の同意を頂いた上で利用することと致します。
| 「個人情報」の類型 | 利用目的 | ||
|---|---|---|---|
| 1 | 履歴書等、当社求人への応募者に関する個人情報 | 1 | 応募者から提出された書類をもとに、当社への入社のための選考・審査を行うため。 |
| 2 | 弊社担当者が、採用か否か選考・審査結果の回答を応募者に対し、ご連絡を行うため。 | ||
| 2 | 弊社、製品へのお問い合わせのためにお寄せいただいた個人情報 | 1 | お客様との連絡・商談・打ち合わせ・ご依頼への対応及び契約履行等のため。 |
(2)委託された「個人情報」の「利用目的」
| 「個人情報」の類型 | 利用目的 | |
|---|---|---|
| 1 | 当社のお取引先から委託を受けた個人情報 | システム開発及び保守・サポート等の契約履行のため。 |
(３)合併、分社、事業の承継による個人データの取得
当社が他社との合併、他社からの事業継承、別会社への分社等により、個人データを取得した場合は、現在のところございません。
(４)「共同利用」に関する事項
現在のところ、当社が他の事業者との間で共同利用する個人データの取得はございません。
今後、他の事業者との共同利用する場合には、以下の内容をあらかじめ本人に通知するか、又は本ページにて告知する(本人が容易に知り得る状態に置く)こととします。
- 個人データを特定の者との間で共同して利用する旨
- 共同して利用される個人データの項目
- 共同して利用する者の範囲
- 利用する者の利用目的
- 当該個人データの管理について責任を有する者の氏名又は名称
【２】「開示対象個人情報」に関して「本人の知り得る状態」に置くべき事項
当社の「保有個人データ」の「利用目的」は次のとおりです。
| 「個人情報」の類型 | 利用目的 | ||
|---|---|---|---|
| 1 | お客様に関する保有個人データ | 1 | お客様から依頼(申込み)された各種サービスの遂行(契約の履行)、又は商品の発送 |
| 2 | 当社担当者がお客様との継続的な連絡を行う(お問合せ対応含む) | ||
| 3 | 電話、メール、郵送、FAX等により、当社のサービス・商品・催し物等のご案内の送付 | ||
| 4 | より良い商品・サービス開発のためのアンケート調査実施 | ||
| 2 | お取引先の皆様(役員、社員等)に関する保有個人データ | 1 | 業務上、必要な諸連絡を継続的に行う(お問合せ対応含む) |
| 2 | 電話、メール、郵送、FAX等により、当社のサービス・商品・催し物等のご案内の送付 | ||
| 3 | ご注文いただいた各種サービスの遂行(契約の履行)、又は商品の発送 | ||
| 4 | 取引先情報管理(見積書・請求書管理、支払処理・入金管理) | ||
| 3 | 株主の皆様に関する保有個人データ | 1 | 商法に基づく権利の行使・義務の履行 |
| 2 | 法令に基づく株主管理(株主データ作成等) | ||
| 4 | 履歴書等、当社求人への応募者皆様に関する保有個人データ | 1 | 応募者(インターンシップを含む)への採用情報等の提供・連絡及び採用選考 |
| 2 | 当社での採用業務管理 | ||
| 5 | 上記①～⑤以外で、当社へお問合せされた皆様、及び当社に来社された皆様に関する保有個人データ | 1 | 当社担当者が業務上、必要な連絡を行う(お問合せ対応含む) |
| 2 | 当社社屋施設への入退館管理 | ||
＊なお、上記、利用目的に変更が出た場合、改めてお客様本人の同意を得ることとします。
【３】個人情報の「第三者提供」について
当社は、お客様より取得させていただいた個人情報を適切に管理し、あらかじめお客様の同意を得ることなく第三者に提供することはありません。
ただし、次の場合は除きます。
- 法令に基づく場合
- 人の生命、身体又は財産の保護の為に必要がある場合であって、本人の同意取得が困難な場合
- 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意取得が困難な場合
- 国の機関や地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める業務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意取得が当該事務遂行に支障になる場合
- 利用目的の達成に必要な範囲で、個人情報の取り扱いを委託する場合
- 合併、会社分割、営業譲渡その他の事由によって事業の承継が行われる場合
【４】開示等の請求手続きに関する事項
当社では、保有するお客様の個人情報について、その本人またはその代理人から、開示・変更・消去・利用停止、第三者提供の停止等の求めに対応させて頂いております。
(１)開示等の請求の開示対象となる項目
「保有個人データ」の特定に資する情報)開示の対象としている「開示対象個人情報」の項目は以下のとおりです。
- 担当者(又は代表者)氏名
- 住所
- 電話番号
- FAX番号
- メールアドレス
(2)開示等の請求の申出先
開示等のご請求は下記宛、当社所定の申請書(P-２０３０－２ お客様の個人情報に関するご請求票)に必要事項をご記入の上、郵送によりお願い致します。
なお、封筒には朱書きで「個人情報請求書類在中」とお書き添え頂ければ幸いです。
〒９００-００１５ 沖縄県那覇市久茂地１-２-２０ ＯＴＶ国和プラザ８Ｆ
株式会社 国建システム 個人情報保護管理者 宛
(３)開示等の請求に際して提出すべき書面(様式)等
開示等のご請求を行う場合は、次の申請書(A)をダウンロードし、所定の事項を全てご記入の上、ご本人様の確認のための書類(B)を同封し下記宛ご郵送下さい。
A 当社所定の申請書
*申請書をダウンロードするにはAdobe Reader(無料)が必要です。
B 本人確認のための書類
- 運転免許証、健康保険の被保険者証、旅券(パスポート)、年金手帳など公的書類のコピー １点
(４)代理人様による開示等の請求
開示等のご請求を行う者が本人又は未成年者又は成年被後見人の法定代理人もしくは開示等の求めをすることにつき本人が委任した代理人である場合は、前項の書類に加えて、下記の書類(AまたはB)を同封下さい。
A 法定代理人の場合
- 当社所定の申請書 １通
- 法定代理権があることを確認するための書類
(戸籍謄本、親権者の場合は扶養家族が記入された保険証のコピーも可)１通 - 未成年者又は成年被後見人の法定代理人であることを確認するための書類
- (法定代理人の運転免許証、パスポートなど公的書類のコピー)１通
B 委任による代理人の場合
- 当社所定のP-２０３０-３委任状 １通
- 本人の印鑑証明書 １通
(５)開示等の請求に関する手数料及びその徴収方法
現在のところ、当社では、開示等の求めがあった場合の「手数料」は徴収しておりません。
ただし、当社の実際の対応手数等を鑑み、今後、手数料を徴収する可能性もございますので、ご了承ください。その場合は、このページ上にて適宜、公表致します。
(６)開示等の請求に対する回答方法
申請者の申請書記載のご住所宛に書面によって、あるいは申請書記載の電話番号に口頭によってご回答申し上げます。
(７)開示等の請求に関して取得した個人情報の「利用目的」
開示等の請求に伴い取得した個人情報は、開示等の請求に必要な範囲のみで取り扱うものとします。
提出頂いた書類は、開示等の請求に対する回答が終了した後、２年間保管し、その後、シュレッダーにより廃棄させて頂きます。
＊ 個人情報の不開示事由について
次に定める場合は、不開示とさせて頂きます。不開示等を決定した場合は、その旨、理由を付記して通知申し上げます。
- 申請書に記載されている住所・本人確認のための書類に記載されている住所・当社の登録住所が一致しない時など、本人確認ができない場合
- 代理人による申請に際して、代理権が確認できない場合
- 所定の申請書類への記入に不備があった場合
- 開示の求めの対象が「保有個人データ」に該当しない場合
- 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害する恐れがある場合
- 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼす恐れがある場合
- 他の法令に違反することとなる場合
【５】保有個人データの安全管理のために講じた措置
(１)個人情報保護方針の策定
個人情報の適正な取扱いの確保のために、個人情報保護方針を策定しています。
(２)個人情報の取扱いに係る社内規程の整備
個人情報の取得・利用・保存・提供・削除・廃棄等の段階ごとに、その取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について、取り扱い規程を策定しています。
(３)組織的安全管理措置
・個人情報の取扱いに関する責任者を設置すると共に、個人情報を取扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人情報の範囲を明確化し、法や社内規程に違反している事実または兆候を把握した場合の責任者への連絡体制を整備しています。
・個人情報の取扱状況について、定期的に自己点検を実施すると共に、他部署による監査を実施しています。
(４)人的安全管理措置
個人情報の取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な教育訓練を実施しています。 機密情報(個人情報を含む)の秘密保持に関する誓約書を従業者から取得しています。
(５)物理的安全管理措置
・機密情報(個人情報を含む)を取り扱う区域において、従業者の入退室管理を行うと共に、権限を有しない者による機密情報(個人情報を含む)の閲覧を防止する措置を実施しています。
・機密情報(個人情報を含む)を取り扱う機器、電子媒体及び書籍等の盗難または紛失等を防止するための措置を講じると共に、事務所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に機密情報(個人情報を含む)が判明しないよう措置を実施しています。
(６)技術的安全管理措置
・アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う機密情報・個人情報データベース等の範囲を限定しています。
・機密情報(個人情報を含む)を取り扱う情報システムを外部からの不正アクセスまたは不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。
